Você tem um evento corporativo para planejar? Este guia irá ajudá-lo com facilidade.
Você foi designado para organizar um evento corporativo em sua empresa e não sabe bem como fazê-lo? O relógio está correndo e você não tem tempo para fazer um curso de planejamento de eventos .
É por isso que você está aqui: para obter um curso intensivo sobre como realizar seu primeiro evento corporativo.
Continue lendo para saber como você:
- Definir o objetivo do evento
- Dividir tudo em tarefas gerenciáveis
- Criar um orçamento realista
- Escolher uma data apropriada
- Criar uma linha do tempo
- Montar uma equipe
- Encontrar um local
- Promover o evento
Qualquer negócio que queira construir relacionamentos duradouros , o que é fundamental para o crescimento da sua empresa, precisa saber produzir eventos profissionais. Planejar um evento corporativo permite fortalecer os vínculos com os clientes e parceiros atuais, ao mesmo tempo em que desenvolve conexões genuínas e atrai futuros.
Os eventos fornecem às empresas uma maneira pessoal de construir relacionamentos com seu público-alvo [bem como] construir reconhecimento e fidelidade à marca.
- Eventos corporativos podem ser a chave para o desenvolvimento de negócios importantes e relacionamentos com clientes.
- Comece seu processo de planejamento sabendo quais são seus objetivos, quem você está tentando alcançar e quais recursos você tem.
- Depois de entender melhor com o que está trabalhando, certifique-se de executar seu plano com perfeição.
Lembre-se: Mensagens do LinkedIn e tweets não podem substituir as conexões significativas feitas por meio da comunicação pessoal.
Esteja planejando um evento corporativo para um lançamento de produto para 300 pessoas ou um treinamento para 15 funcionários, é fundamental abordar cada reunião com uma compreensão dos elementos básicos do gerenciamento de eventos: pesquisa, decoração, planejamento, coordenação e avaliação.
Uma vez que um evento é dividido nesses estágios gerenciáveis, é muito mais fácil conceituá-lo e reunir as muitas peças necessárias para trazê-lo à vida.
E aqui estão 10 dicas sobre como planejar um evento que seus participantes não esquecerão tão cedo.
1. Entenda o propósito do seu evento.
Depois de decidir que deseja sediar um evento, seu primeiro passo é definir o que você espera realizar.
É importante conhecer as metas e objetivos do evento que você está tentando produzir antes de fazer qualquer outra coisa.
Comece perguntando a si mesmo por que você está organizando o evento e o que espera dele. O que exatamente você está organizando?
- Conferência ou seminário
- Exposição comercial
- Festa de Natal
- Evento de formação de equipe
- Lançamento do produto
Depois de identificar seus objetivos e expectativas, você pode determinar que tipo de evento ressoará com seu público-alvo.
Em vez de pensar nisso apenas como um evento corporativo, pense nisso como se estivesse entregando uma experiência de marca interativa: você quer que seja significativo e envolvente.
2. Defina seu público-alvo
Uma parte importante do processo de planejamento de um evento corporativo é definir seu público-alvo.
São os executivos e a alta administração da sua empresa, parceiros de negócios ou membros da comunidade?
É para clientes de longa data ou clientes em potencial? Talvez seja uma combinação de alguns ou todos os itens acima. Descobrir seu público-alvo e entender como alcançá-lo é essencial para um evento de sucesso. Uma vez que você pode nomear seu público, você pode atender o programa às suas necessidades e interesses.
É sempre estressante determinar quantos convidados convidar para esses eventos.
Para pequenas empresas, assentos vazios e lanches não consumidos parecem ruins e são um desperdício de dinheiro. Na maioria das situações, ter muitas pessoas comparecendo não vai estragar um evento – com algumas exceções, como locais com espaço muito limitado ou onde uma refeição de três pratos está planejada.
Se muitas pessoas comparecem, também é um ótimo marketing. Você certamente criará um burburinho no dia seguinte, e isso aumentará a expectativa sobre seu próximo evento.
Independentemente de quão pequena ou grande seja a lista de convidados, o que as pessoas vão lembrar é como foram tratadas. Cada pessoa que participa do evento é um potencial embaixador da marca ou porta-voz boca a boca para seu negócio.
É importante causar um impacto significativo na experiência dos participantes e convidados, não negligenciando os detalhes mais sutis que cada participante apreciará em primeira mão.
3. Faça uma lista dos componentes do seu evento corporativo
Depois de ter uma ideia geral do público-alvo e de como deve ser o evento, é hora de segmentar seu plano. Descubra cada componente que é necessário para torná-lo um sucesso.
Dependendo do evento, você precisará do seguinte:
- Local
- Decoração
- Comidas e bebidas
- Entretenimento
- Divulgação de marketing
- Transporte
Lembre-se de que não importa o quão grande qualquer evento pareça no início. Tudo o que importa é que você seja capaz de dividi-lo em componentes pequenos e gerenciáveis.
4. Defina um orçamento realista.
Você precisa saber quanto dinheiro você tem para trabalhar para determinar que tipo de evento você pode produzir. Decida com antecedência quanto você poderá gastar e depois planeje gastar pelo menos 10% a mais.
As coisas estão sempre mudando, e você deve ter uma reserva para despesas adicionais e inesperadas que surgem.
Uma vez que você tenha um orçamento, saber onde alocar a maior parte de seus recursos é essencial.
Por exemplo, se você gasta mais em decorações extravagantes do que em uma equipe técnica qualificada ou palestrantes apresentáveis, seu evento pode não ter conteúdo.
Além disso, não economize em alimentos ou bebidas e leve em consideração os participantes com restrições alimentares. Embora isso possa não parecer tão importante quanto outros aspectos do planejamento do seu evento, o público perdoa mais os erros quando não está com fome ou sede.
Depois de saber com quanto você tem que trabalhar, é hora de reunir algumas cotações. Compare os custos de diferentes locais, fornecedores, gráficas e o que mais você precisar para o evento.
Quanto mais cedo você puder reservar qualquer um deles, mais provável será que você consiga um bom preço. Caso contrário, você só precisará negociar com o melhor de sua capacidade.
5. Escolha um tema e formato.
Depois de definir seus objetivos, definir o público e o orçamento, é hora de escolher um tema para seu evento corporativo e determinar o melhor formato para apresentá-lo aos seus convidados.
Por exemplo, coordenar um evento de cliente com um especialista do setor, como um palestrante convidado, pode posicionar sua empresa como um consultor confiável, em vez de apenas um fornecedor.
O aprendizado ponto a ponto com painéis de clientes, palestras, mesas redondas e palestrantes de sessões de grupo são outras opções populares.
Sempre ofereça oportunidades para os participantes fazerem algo divertido que eles normalmente não fariam em nenhum outro lugar ou em qualquer outro momento. Isso pode incluir ouvir um famoso orador, comediante ou banda.
Determine o que você vai fazer para tornar este um evento ‘fora da caixa’ e gaste algum tempo para descobrir o que diferenciará seu evento corporativo de outros semelhantes em seu setor ou mesmo daqueles que você produziu anteriormente.
6. Escolha uma data
Se você estiver em condições de escolher a data, agora é um bom momento para fazer isso. Se o evento for sazonal, como uma festa de Natal, suas opções podem ficar limitadas à medida que o tempo passa. A data definida pode ser influenciada por estes fatores:
- Quem você quer atender (e quanto tempo eles precisam)
- Quanto tempo levará para deixar tudo pronto
- Quando você lançará seu produto ou serviço
- A disponibilidade de datas dos locais para eventos corporativos
Faça a data provisória. Você provavelmente terá que ajustá-la um pouco quando encontrar o local certo.
7. Crie uma linha do tempo
Cada plano tem uma linha do tempo, e você também se beneficiará de fazer uma. Não precisa ser muito mais do que uma série de prazos a cumprir para que tudo corra a tempo.
Regra nº 1 para a criação da linha do tempo: sempre permita atrasos inesperados.
É bom ser otimista. Mas quando você está organizando um evento corporativo, é melhor ser realista.
Aqui estão alguns dos atrasos inesperados que você deve considerar:
- O local pode ter dupla reserva
- A decoração pode estar esgotada
- O Buffet pode atrasar
- As lojas de impressão podem escrever incorretamente o nome da sua empresa
- Transporte pode quebrar
É improvável que todas essas coisas aconteçam, mas mesmo uma ou duas delas podem colocar seu evento corporativo em risco se não tiver um plano de ação.
Dica: O cronograma do seu projeto está vinculado ao seu orçamento. Se você estiver trabalhando com um orçamento apertado, ter mais tempo para montar o evento ajudará nos custos e serviços.
8. Selecione um local apropriado.
Depois de determinar o tipo de evento que você gostaria de criar e delinear um orçamento, é hora de encontrar um local que permita dar vida à sua visão.
É tentador, às vezes, pular as visitas e degustações e reservar um local sobre o qual você ouviu falar bem. Isso é um erro.
Imagine a arquitetura do evento primeiro e, em seguida, encontre o local que se encaixa em todas as especificações que você precisa para que seu evento corporativo seja um sucesso.
A localização é um ponto fundamental para seus parceiros e convidados. Reserve um local em uma área conveniente para que os participantes se sintam confortáveis e dispostos a fazer o trajeto.
Se você tiver um orçamento apertado, reduza seus custos realizando o evento em um dia e horário menos populares, quando o local é mais provável de estar disponível, como realizar um buffet de brunch em um dia da semana.
Ao avaliar diferentes locais, você deve considerar as seguintes questões:
- Quanto tempo de lista de espera tem?
- É grande o suficiente para caber o número de participantes?
- O local tem equipamento audiovisual ou você deve trazer o seu próprio?
- Há recepção de telefone e Wi-Fi adequados?
- Quais são as políticas de cancelamento e reembolso?
Conheça nossos Espaços para Eventos Corporativos
O Napoleão Buffet disponibiliza 5 Espaços projetados especificamente para quem procura eventos corporativos, treinamentos e confraternizações, sendo possível transformar e deixar seu evento do jeito que sua empresa necessita, trazendo satisfação para os seus colaboradores e convidados.
Espaço Napoleão – Capacidade de até 450 pessoas
Com uma área de 500m² e Pé Direito de 6m, possui projeção mapeada, paisagismo e cenografia Interna, moderna estrutura de som e iluminação, decoração ambiente, mobiliário, camarim, ar condicionado, acesso para deficientes e serviço de Valet Parking.
Espaço Paris – Capacidade de até 300 pessoas
Com uma área de 250m² e Pé Direito de 4,60, possui projeção mapeada, paisagismo e cenografia Interna, moderna estrutura de som e iluminação, decoração ambiente, mobiliário, camarim, ar condicionado, acesso para deficientes e serviço de Valet Parking.
Espaço Provence – Capacidade de até 300 pessoas
Com uma área de 150m² e Pé Direito de 4,60, possui projeção mapeada, paisagismo e cenografia Interna, moderna estrutura de som e iluminação, decoração ambiente, mobiliário, camarim, ar condicionado, acesso para deficientes e serviço de Valet Parking.
Espaço Terraço – Capacidade de até 150 pessoas
Com uma área de 150m² e Rooftop com teto retrátil, possui paisagismo e cenografia Interna, moderna estrutura de som e iluminação, decoração ambiente, mobiliário, camarim, ar condicionado, acesso para deficientes e serviço de Valet Parking.
Espaço Praça – Capacidade de até 65 pessoas
Com uma área de 80m² e Pé Direito de 3,10m, possui Elevador panorâmico, paisagismo e cenografia Interna, moderna estrutura de som e iluminação, decoração ambiente, mobiliário, camarim, ar condicionado, acesso para deficientes e serviço de Valet Parking.
Como mencionado, é uma boa ideia reservar o local o mais cedo possível para conseguir o melhor local pelo melhor valor possível.
9. Escolha o melhor Buffet para seu evento corporativo
Agora, a melhor parte! Encontrar um buffet corporativo pode parecer difícil, mas essa etapa inclui testar os sabores e escolher o que seus convidados vão comer.
Alguns consideram (e nós concordamos!) que, além do local, a comida é o aspecto mais importante, então escolha com sabedoria.
Dependendo do seu tema, você pode escolher um buffet de acordo.
Para coquetéis, você vai querer aperitivos e canapés. Mas, você quer travessas em uma mesa ou garçons andando com bandejas?
Se você está fazendo um jantar, é sentar e servir ou em estilo buffet? Se são aperitivos leves, que tipos de alimentos você quer – sanduíches e saladas ou uma refeição quente?
Para conferências, geralmente o estilo buffet funciona melhor. A comida é preparada no início do evento para que os participantes da conferência possam pastar nas mesas e levar sua comida para seus lugares. Garçons e garçonetes vão recolher pratos vazios. É um plano muito fácil e infalível para grandes eventos!
Novamente, certifique-se de fazer muitas perguntas ao seu fornecedor e provar tudo (Clique aqui para agendar sua visita ao Napoleão Buffet e participar de uma degustação).
10. Planeje a logística do dia.
Para ter um evento de sucesso, você terá que identificar, vetar e contratar todos os especialistas de eventos necessários. Isso pode incluir técnicos audiovisuais, impressores, fotógrafos, floristas e pessoal de segurança, para citar apenas alguns.
Claro, você também deve reservar palestrantes e apresentadores, incluindo figuras proeminentes, especialistas ou influenciadores, que podem comunicar melhor as ideias que você gostaria de circular durante a reunião.
Para garantir que tudo corra de acordo com o seu plano, determine uma agenda para o evento e certifique-se de que todos em sua equipe saibam quais aspectos do dia eles são responsáveis por gerenciar.
Você precisa trabalhar intencionalmente para criar um equilíbrio entre manter os participantes engajados e dar a eles alguma liberdade em sua programação. As pessoas ficam entediadas facilmente e, se não houver variedade suficiente para mantê-los interessados, você basicamente terá gasto muito dinheiro em um evento por vaidade.
No entanto, você também não quer sobrecarregar a agenda. É preciso haver margem de manobra no itinerário para lidar com imprevistos que possam surgir. Além disso, seus participantes precisam de tempo para processar o que estão aprendendo, recarregar e se conectar com outros participantes.
Ao decidir como encerrar seu dia, pule os brindes promocionais típicos com o logotipo da empresa e pense em presentes que tenham um grande impacto. Pode ser um código promocional que dá desconto aos convidados, ou pode dar acesso ao conteúdo online do evento, como fotos e vídeos. Também poderia incluir a chance de se inscrever com antecedência para o próximo evento. Incentive os convidados a permanecerem em contato.
11. Tenha um bom entretenimento
Se for uma conferência, peça a um orador convidado muito bom para acabar com o zumbido das reuniões e apresentações corporativas. Se for um evento de coquetel, garanta um DJ ou banda apropriada.
Tenha concursos ou brindes, talvez até um prêmio. Encomende alguns brindes da empresa e tenha uma sacola de boas-vindas para os convidados.
12. Promova seu evento
Se as pessoas não souberem do seu evento, ninguém vai aparecer, então é imperativo encontrar maneiras criativas de divulgar. Para um pequeno evento com uma lista de convidados limitada, você pode simplesmente enviar convites, mas precisa ser mais ousado para eventos maiores.
Ao enviar convites, certifique-se de ter todas as informações relevantes para os participantes incluídas.
Informe onde estacionar, qual é o código de vestimenta, qual é o estilo do evento e até informações sobre transporte público. Para eventos corporativos, também não é incomum que uma agenda seja enviada também.
Se você precisar de RSVPs, tente usar um serviço online que rastreie RSVPs para simplificar e facilitar o registro dos convidados. Você pode usar o Google Forms gratuitamente ou um serviço de emissão de ingressos de eventos pago, como EventBrite .
A partir daí, você pode promover nas mídias sociais e fazer com que sua equipe divulgue. Crie um site de eventos ou, no mínimo, uma nova página de destino em seu site atual. Seu marketing de mídia social também pode incluir vídeos promocionais, postagens de blog de convidados e atualizações no Instagram, LinkedIn ou Twitter.
Mantenha a uniformidade usando o mesmo identificador e hashtag em todas as plataformas e mensagens consistentes para que fique sempre claro que o burburinho é sobre um evento específico.
13. Comemore e avalie o sucesso do seu evento corporativo
Agora, você está pronto para sentar e aproveitar o seu evento!
Se o seu evento correu sem problemas, parabéns! Você ainda não terminou, no entanto. Agora é a hora de enviar pagamentos finais aos fornecedores, conciliar suas finanças e realizar um debrief pós-evento com sua equipe.
Mais importante ainda, você deseja coletar feedback dos participantes. Se você usou um aplicativo de planejamento de eventos com uma opção de feedback, poderá usá-lo para fazer perguntas aos participantes.
Essas informações ajudarão você a determinar se o evento atingiu seus objetivos originais e qual impacto, se houver, ele teve sobre os participantes. Você pode então compartilhar essas informações com todas as partes interessadas relevantes para que um acompanhamento adequado possa ser planejado.
As lições que você aprender o ajudarão a refinar seu planejamento para o próximo evento. Se você está gerenciando ou faz parte de uma equipe no processo de realização desses eventos, alguns dos comentários recebidos podem não ser positivos. É importante entender como dar ou receber esse tipo de feedback.
Pronto! Agora você está pronto(a) para planejar seu evento corporativo sabendo exatamente quais etapas deve prestar atenção.
Precisa de ajuda para planejar seu evento corporativo? Não hesite em nos contatar hoje!
